Zdalne Zgromadzenie Wspólników

W związku z pandemią część naszego życia przeniosła się ze świata rzeczywistego do wirtualnego, co dotyczy również prowadzenia przedsiębiorstwa. Jedną z takich czynności jest odbycie zgromadzenia wspólników w spółkach kapitałowych w formie online.

Niedawna nowelizacja Kodeksu spółek handlowych ułatwia zorganizowanie takiego zgromadzenia. Taka forma spotkania wspólników może rodzić wiele pytań i budzić wątpliwości, które postaramy się rozwiać poniżej.

Jaką formę zgromadzenia wybrać?

Jeszcze przed nowelizacją, aby możliwe było zorganizowanie zdalnego zgromadzenia wspólników, potrzebne było postanowienie w umowie spółki, które by taką możliwość dawało. Aktualnie taka zgoda jest domyślna, a w umowie może znajdować się jedynie wyraźne wykluczenie takiej formy spotkania w całości lub zastrzeżenie, że pewne decyzje będą podejmowane wyłączenie stacjonarnie. Znaczy to, że każdy z uczestników spotkania musi mieć wybór, w jaki sposób chce brać udział w zgromadzeniu – całkowicie zdalnie, hybrydowo – będąc fizycznie tylko na części spotkania, czy twarzą w twarz.

Czy zebranie w Internecie musi odbywać się jednocześnie w rzeczywistym miejscu?

Tak. Stanowi o tym artykuł 234 KSH, zgodnie z którym zgromadzenie wspólników odbywa się w miejscu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. „Miejsce” rozumiane jest jako wycinek przestrzeni, czyli lokalizacja fizyczna. Termin ten jednak dotyczy samego zgromadzenia i spółki, a nie wspólników, którzy mogą się połączyć z dowolnego miejsca na świecie.

Czy zmienia się sposób zwołania zgromadzenia, jeżeli ma się ono odbyć w formie online?

Tak, dotychczasowo wspólników należało powiadomić o spotkaniu z dwutygodniowym wyprzedzeniem, wysyłając im list polecony. O zgromadzeniu online można zawiadomić uczestników drogą mailową, warunkiem koniecznym jest jednak wcześniejsza, pisemna zgoda wspólnika na taki kontakt oraz wskazanie przez niego adresu e-mail. Jeżeli zgromadzenie będzie organizowane przez ogólnodostępny komunikator, wystarczy przesłanie linku.

Jakie treści powinien zawierać regulamin zgromadzenia wspólników w formie online?

Powinien określać platformę, przez którą uczestnicy się połączą. Dodatkowo, musi zawierać informacje o sposobie głosowania i metody zapewnienia jego tajności. Elementem obligatoryjnym są także zasady wypowiadania się wraz ze wskazaniem wymagań technicznych oraz kwestia ochrony informacji i uwierzytelnienia uczestników.

Czy w nowelizacji jest przewidziany konkretny wymóg dotyczący formy spotkania online?

Nie, ustawodawca nie narzucił jednej formy spotkania. Najczęściej, spółki korzystają z wideokonferencji, jednak w ustawie nie ma normy zabraniającej przeprowadzenie zebrania przy użyciu komunikatora tekstowego, czyli np.: czatu. Najważniejsze jest to, aby umożliwić wspólnikom komunikację w czasie rzeczywistym.

Jak kształtują się nowe obowiązki przewodniczącego obrad w związku ze zdalną formą zgromadzenia?

Zasadniczo, obowiązki przewodniczącego nie różnią się znacząco od spotkań stacjonarnych. W przypadku zebrania online, należy do nich zdecydowanie o przebiegu obrad w przypadku, gdy jeden ze wspólników wskutek awarii nie będzie w stanie oddać głosu. Można w takiej sytuacji kierować się kryterium potrzebnego czasu, w którym będzie można naprawić usterkę. Jeżeli zajmie to zbyt długo, należy obradować dalej, nie przedłużając oczekiwań pozostałych wspólników. Do obowiązków przewodniczącego należy również zapewnienie tajności głosowania – wysyłając wspólnikom odpowiednią, anonimową ankietę.

Pełnomocnik i notariusz – jak wygląda ich sytuacja w przypadku zebrania online?

Pełnomocnik nadal może uczestniczyć w zgromadzeniu online, pod tymi samymi warunkami co w spotkaniu stacjonarnym – wspólnik musi udzielić pełnomocnictwa na piśmie, a jego kopie przekazać spółce.Notariusz z kolei, pomimo braku wyraźnych przepisów, zgodnie z „Rekomendacją dobrych praktyk notarialnych” wydaną przez Ministerstwo Sprawiedliwości i Krajową Radę Notarialną, musi fizycznie znajdować się i dokonywać czynności notarialnej w miejscu zgromadzenia, podanym w zaproszeniu. Co do samego protokołu – muszą zostać w nim zawarte lista osób fizycznie obecnych na zebraniu oraz lista osób głosujących przy użyciu środków zdalnych.Mimo tego, że nowelizacja weszła w życie już jakiś czas temu, przyzwyczajenie się do zgromadzeń online może nie być dla wszystkich spółek zbyt łatwe i może powodować wiele perturbacji – szczególnie przedsiębiorstwom mniejszym i średnim.